Pour l’agent immobilier, faut-il imprimer les documents établis en format électronique ?

A l'heure du digital et de la dématérialisation, est-il toujours nécessaire d'imprimer en version papier les mandats et registres ? La question concerne les agents immobiliers et les professionnels qui tiennent leur registre en format électronique et signent leurs mandats et autres actes en ligne grâce à la signature électronique. Pour définir un écrit au sens de la loi, l'article 1365 du Code civil précise : « L'écrit consiste en une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d'une signification intelligible, quel que soit leur support ». De son côté, l'article 1366 du Code Civil aborde le volet du mail et des documents en ligne. « L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ».
Aujourd'hui, les textes, relatifs aux obligations des professionnels de l'immobilier, imposent l'utilisation de documents et actes écrits, conformes à la réglementation. En revanche, ils n'exigent pas, à ce jour, de format papier.

Combien de temps archiver ?

Concernant les registres, l'agent immobilier doit tenir notamment le registre des mandats (un registre de transaction et un registre Gestion). Il est aussi responsable du registre-répertoire, s'il n'a pas indiqué ne pas recevoir de fonds pour « l'activité transactions ». Dans ce cadre, lors de la réception de fonds, il est amené à délivrer des reçus.
Selon le décret d'application de la loi Hoguet, les registres et reçus peuvent être établis, tenus et conservés sous forme électronique, dans les conditions prescrites par le Code civil. Quel que soit leur support, les registres et reçus doivent être conservés dix ans.
La loi Hoquet impose aussi à l'agent immobilier de conserver ses mandats durant dix ans. Il est aussi conseiller d'en faire autant avec les relevés du compte séquestre et du compte de gestions et des documents qui avisent le mandant de la location d'un bien et constatent une reddition des comptes en gestion. Concernant les autres documents et actes, le délai de conservation est généralement déterminé en fonction soit des délais légaux, soit des délais de prescription de la responsabilité de l'agent immobilier.